Privacybeleid
Hoe gaan wij om met jouw privacy?
Laatste update: juni 2022, versie 2.0
Contactgegevens
ARTOSO bv
Deken Jonckheerestraat 8
8560 Wevelgem
e-mail: privacy@artoso.be
1. Definities
| "Gebruiker, je, jouw" | Elke persoon die gebruik maakt van mijnACADEMIE ™. |
| "mijnACADEMIE" | De software en bijhorende diensten die leerlingen en hun ouders toegang geeft tot het gesloten online platform mijnACADEMIE om te communiceren met de School en haar leerkrachten. |
| "ARTOSO, we, ons" |
De onderneming achter mijnACADEMIE ™, met name: ARTOSO bv Deken Jonckheerestraat 8 8560 Wevelgem BTW BE0836.269.068 |
| "School" | De organisatie die een licentieovereenkomst met ARTOSO heeft afgesloten voor het gebruik van mijnACADEMIE ™. |
2. Waarom deze privacyverklaring?
Als Gebruiker van mijnACADEMIE geef je bepaalde persoonsgegevens vrij. Hieronder gaan wij specifiëren welke deze zijn. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat jou te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen. Je bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen één of meer persoonsgegevens en jou als natuurlijke persoon.
We gebruiken en verwerken jouw persoonsgegevens voor schillende doeleinden zoals hieronder beschreven. De bepalingen uit de General Data Protection Regulation (Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, oftewel GDPR) zijn van toepassing.
Via deze Privacyverklaring willen wij je informeren over onze verwerkingsactiviteiten. Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken door een nieuwe versie op onze website te publiceren. Je vindt de datum van de huidige versie bovenaan ("Laatste update"). Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de wet verandert, of als wij dingen veranderen op een manier die de bescherming van persoonsgegevens beïnvloedt. Wij adviseren je deze pagina af en toe te controleren om er zeker van te zijn dat je tevreden bent met eventuele wijzigingen in deze privacyverklaring. Indien we in het bezit zijn van je email adres (omdat je bijvoorbeeld een account hebt op mijnACADEMIE) dan engageren wij ons ertoe om je van iedere belangrijke wijziging in onze Privacyverklaring in kennis te stellen via e-mail.
3. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?
3.1. De School als verwerkingsverantwoordelijke en ARTOSO als verwerker als je account is gekoppeld aan de School
Op het moment dat je account wordt gekoppeld aan één of meerdere Scholen, is ARTOSO een verwerker. De School bepaalt alleen of in samenwerking met anderen zoals de overheid welke persoonsgegevens worden verzameld, alsook het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Daarom is de School de “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de GDPR. Heb je vragen over de persoonsgegevens de School verzamelt zoals welke gegevens ze verzamelt en wat ze met deze gegevens doet, wat de wettelijke grondslag is, hoe ze deze gegevens beveiligt en hoe jij je rechten kunt laten gelden, dan moet je die stellen aan de School.
ARTOSO is in dit geval de verwerker voor de School. De school doet beroep op ARTOSO voor de verwerking van je persoonsgegevens. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.
3.2. ARTOSO als verwerkingsverantwoordelijke
Om de goede werking van mijnACADEMIE te kunnen garanderen, houden we een aantal persoonsgegevens bij zonder opdracht van de School. Voor deze gegevens is ARTOSO zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Dit is voornamelijk het geval wanneer je voor het eerst registreert op mijnACADEMIE en nog niet gekoppeld bent aan een School.
3.3. Andere verwerkers
Artoso doet op zijn beurt ook beroep op zorgvuldig geselecteerde “gegevensverwerkers” voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Wij doen beroep op de volgende categorieën van verwerkers:
- Bedrijven die we inschakelen voor ICT–technische ondersteuning en hostingdoeleinden;
- Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden;
- Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor analytische doeleinden;
- Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor betalingsdoeleinden.
Met het oog op een optimale bescherming van jouw persoonsgegevens heeft ARTOSO de nodige contractuele afspraken gemaakt met de bovenvermelde gegevensverwerkers om ervoor te zorgen dat zij dezelfde hoge standaarden toepassen als ARTOSO.
Een doorgifte van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte kan slechts plaatsvinden naar landen waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat zij eenzelfde passend beschermingsniveau bieden of, indien dit niet het geval zou zijn, voor zover ARTOSO de nodige contractuele afspraken heeft gemaakt met deze verwerker (dit betekent dat de standaardbepalingen zoals opgelegd door de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) worden aangegaan).
3.4. Maatregelen om jouw gegevens te beschermen
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij maken gebruik van verschillende adequate beveiligingstechnologieën en -procedures om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking. We zorgen ervoor dat de aangeleverde persoonsgegevens veilig bewaard worden in een gecontroleerde omgeving.
4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel, welke juridische basis en bewaartermijn?
De meeste gegevens verwerkt ARTOSO in opdracht van de School als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die we zelf verwerken verbindt ARTOSO zich ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die noodzakelijk zijn. Concreet zetten wij hieronder uiteen voor welke persoonsgegevens en activiteiten wij verwerkingsverantwoordelijke zijn:
| Categoriën van persoonsgegevens | Verwerkingsdoeleinden | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
Technische gegevens:
|
De bron van de technische gegevens is het gebruik van (niet-) noodzakelijke cookies. De technische gegevens kunnen worden gebruikt om mijnACADEMIE technisch goed te laten functioneren je te herkennen en je een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om je technische keuzes te onthouden en om eventuele fouten op mijnACADEMIE op te sporen en te corrigeren. |
Voor niet-noodzakelijke cookies: toestemming Voor noodzakelijke cookies: gerechtvaardigd belang. Deze cookies worden geplaatst zodat wij de diensten die je vraagt kunnen leveren en mijnACADEMIE technisch goed functioneert. Indien deze cookies niet worden geplaatst, functioneert mijnACADEMIE technisch niet goed. Daarnaast worden deze cookies geplaatst om ervoor te zorgen dat we de dataveiligheid kunnen garanderen. Voor een overzicht van alle cookies zie ons Cookiebeleid. |
Zie het Cookiebeleid op deze Website. |
Accountgegevens:
|
De bron van de accountgegevens is de informatie die je opgeeft bij de creatie van je account. We verwerken deze gegevens voor het beschikbaarstellen, beheren en registreren van je account op mijnACADEMIE. |
Uitvoering van een contract tussen ons (Algemene voorwaarden) | De gegevens worden bewaard gedurende een periode van 4 jaar na de laatste login. |
Het verstrekken van je persoonsgegevens is verplicht als je wenst een account aan te maken op mijnACADEMIE. Op het moment dat je ons je persoonsgegevens niet verstrekt, is het helaas niet mogelijk om een account op mijnACADEMIE aan te maken. Hierdoor krijg je dus ook geen toegang tot ons platform.
ARTOSO verwerkt geen gegevens die resulteren in automatische besluitvorming of profilering.
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen (zoals de fiscale wetgeving). Onverminderd bovenstaande kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren wanneer dit nodig zou zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke procedures of in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De wettelijke basis voor deze verwerking is onze legitieme belangen, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten.
5. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?
Wij zullen uw persoonsgegevens niet delen met derden voor welke doeleinden dan ook, behoudens de onderstaande uitzonderingen.
In sommige omstandigheden kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens, waaronder die van u, te delen als Wij betrokken zijn bij een juridische procedure of voor het naleven van wettelijke verplichtingen, een gerechtelijk bevel of de instructies van een overheidsinstantie.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan een derden (vaak partners). Houd er rekening mee dat wij geen controle hebben over de activiteiten van deze derden, noch over de gegevens die zij zelf verzamelen en gebruiken. Wij adviseren je om de privacyverklaring van deze derden te controleren. In onderstaande tabel vindt u meer details over de verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden.
| Ontvanger | Rol | Details | Rechtsgrondslag |
| Scholen (partners van mijnACADEMIE) | Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (ARTOSO is verwerker) | Zie privacyverklaring van desbetreffende school | Uitvoeren van een overeenkomst (algemene voorwaarden en licentieovereenkomst) om zo de gevraagde dienst te leveren |
| Facebook voor Single Sign On | Mede verwerkingsverantwoordelijke | https://www.facebook.com/privacy/policy/ | Toestemming van de betrokkene verkregen via de cookiebanner |
| Google voor Single Sign On | Mede verwerkingsverantwoordelijke | https://policies.google.com/privacy | Toestemming van de betrokkene verkregen via de cookiebanner |
6. Wat zijn jouw rechten?
Je belangrijkste rechten op grond van de GDPR zijn:
- het recht op inzage;
- het recht op correctie;
- het recht om te wissen;
- het recht om de verwerking te beperken;
- het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
- het recht op gegevensportabiliteit;
- het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
- het recht om uw toestemming in te trekken.
Je kan je rechten uitoefenen met betrekking tot je persoonsgegevens door middel van een schriftelijke (elektronische) kennisgeving aan ons. Zie bovenaan voor onze contactgegevens en waar je je verzoek kan indienen.
Wij zullen op je verzoek schriftelijke (elektronisch) reageren binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Normaal gesproken streven wij ernaar om binnen die tijd een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als je verzoek complexer is, kan er echter meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop we je verzoek ontvangen. Je wordt volledig op de hoogte gehouden van de voortgang.
6.1 Het recht op inzage
Je hebt het recht om te bevestigen of wij je persoonsgegevens al dan niet verwerken en, waar wij dat doen, toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, samen met bepaalde aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie omvat gegevens over het doel van de verwerking, de betreffende categorieën van persoonsgegevens en de ontvangers van de persoonsgegevens. Op voorwaarde dat de rechten en vrijheden van anderen niet worden aangetast, zullen wij je een kopie van je persoonsgegevens verstrekken.
6.2 Het recht op correctie
Je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over je te laten corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, om onvolledige persoonsgegevens over je te laten invullen.
6.3. Het recht om te wissen
In sommige gevallen heb je het recht om je persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te laten wissen. Deze omstandigheden omvatten: de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt; je trekt uw toestemming voor een verwerking op basis van toestemming in; je maakt bezwaar tegen de verwerking volgens bepaalde regels van het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming; de verwerking is voor direct marketing doeleinden; en de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt. Er zijn echter uitsluitingen van het recht om gegevens te wissen. De algemene uitsluitingen zijn onder meer waar verwerking noodzakelijk is: voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie; voor de naleving van een wettelijke verplichting; of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
6.4. Het recht om de verwerking te beperken
In sommige gevallen heb je het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Deze omstandigheden zijn: je betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking is onwettig, maar je verzet je tegen het wissen; wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor onze verwerking, maar je hebt persoonsgegevens nodig voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen; en je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar. Indien de verwerking op deze basis is beperkt, kunnen wij je persoonsgegevens verder opslaan. Wij zullen deze echter alleen op andere wijze verwerken: met je toestemming; voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of om gewichtige redenen van algemeen belang.
6.5. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van je persoonsgegevens om redenen die verband houden met je specifieke situatie, maar alleen voor zover de rechtsgrond voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van de gerechtvaardigde belangen die door ons of door een derde partij worden nagestreefd. Indien je een dergelijk bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking bedoeld is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (inclusief profilering voor direct marketing doeleinden). Indien je hiertegen bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van je persoonsgegevens voor dit doel staken.
6.6. Het recht op gegevensportabiliteit
Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op:
(a) toestemming; of
(b) dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat je een overeenkomst sluit, en deze verwerking wordt geautomatiseerd uitgevoerd, heb je het recht om je persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat. Dit recht is echter niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.
6.7. Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Als je van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de GDPR heb je het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Je kan online via de website van de GBA een klacht indienen.
Contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Indien je niet in België woont, kan je een klacht indienen bij de Toezichthoudende Autoriteit van jouw woonplaats. De contactgegevens van alle Toezichthoudende Autoriteiten in Europa kan je vinden op de volgende website: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.
6.8. Het recht om je toestemming in te trekken
Voor zover de wettelijke basis voor onze verwerking van uw persoonsgegevens de toestemming is, heb je het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de herroeping.