1. Definities

"Gebruiker, je, jouw" Elke persoon die gebruik maakt van mijnACADEMIE ™.
"mijnACADEMIE" De software en bijhorende diensten die leerlingen en hun ouders toegang geeft tot het gesloten online platform mijnacademie.be om te communiceren met de School en haar leerkrachten.
"ARTOSO, we, ons" De onderneming achter mijnACADEMIE ™, met name:
ARTOSO bv
Meensesteenweg 385 bus 1.1
8501 Bissegem
BTW BE0836.269.068
"School" De organisatie die een licentieovereenkomst met ARTOSO heeft afgesloten voor het gebruik van mijnACADEMIE ™.

2. Waarom dit privacybeleid?

Als Gebruiker van mijnACADEMIE geef je bijna onvermijdelijk bepaalde persoonsgegevens vrij. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat jou te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen. Je bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen één of meer persoonsgegevens en jou als natuurlijke persoon.

We gebruiken en verwerken jouw persoonsgegevens in overeenstemming de GDPR en andere relevante wetsbepalingen. Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de GDPR is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (General Data Protection Regulation).

Via deze Privacyverklaring brengen we je op de hoogte van de verwerkingsactiviteiten die wij kunnen doorvoeren met jouw persoonsgegevens. We behouden het recht om deze Privacyverklaring te allen tijde aan te passen. Elke substantiële wijziging zullen we je duidelijk melden. We raden je aan dit document regelmatig te raadplegen.


3. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

3.1. De School als verwerkingsverantwoordelijke

De School bepaalt alleen of in samenwerking met anderen zoals de overheid welke persoonsgegevens worden verzameld, alsook het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Daarom is de School de “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de GDPR. Heb je vragen over de persoonsgegevens de School verzamelt zoals welke gegevens ze verzamelt en wat ze met deze gegevens doet, wat de wettelijke grondslag is, hoe ze deze gegevens beveiligt en hoe jij je rechten kunt laten gelden, dan moet je die stellen aan de School.

3.2. ARTOSO als verwerker

De school doet beroep op ARTOSO voor de verwerking van je persoonsgegevens. In die zin is ARTOSO “verwerker” voor de School. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

3.3. ARTOSO als verwerkingsverantwoordelijke

Om de goede werking van mijnACADEMIE te kunnen garanderen, houden we een aantal persoonsgegevens bij zonder opdracht van de School. Voor deze gegevens is ARTOSO zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

3.4. Andere verwerkers

Artoso doet op zijn beurt ook beroep op zorgvuldig geselecteerde “gegevensverwerkers” voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wij doen beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

  • Bedrijven die we inschakelen voor ICT–technische ondersteuning en hostingdoeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor analytische doeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor betalingsdoeleinden.

Met het oog op een optimale bescherming van jouw persoonsgegevens heeft ARTOSO de nodige contractuele afspraken gemaakt met de bovenvermelde gegevensverwerkers om ervoor te zorgen dat zij dezelfde hoge standaarden toepassen als ARTOSO.

Een doorgifte van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte kan slechts plaatsvinden naar landen waarvan de Gegevensbeschermingsautoriteit in België heeft vastgesteld dat zij eenzelfde passend beschermingsniveau bieden of, indien dit niet het geval zou zijn, voor zover ARTOSO de nodige contractuele afspraken heeft gemaakt met deze verwerker, rekening houdende met de standaardbepalingen zoals opgelegd door de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.

3.5. Maatregelen om jouw gegevens te beschermen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij maken gebruik van verschillende adequate beveiligingstechnologieën en -procedures om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking. We zorgen ervoor dat de aangeleverde persoonsgegevens veilig bewaard worden in een gecontroleerde omgeving.


4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke juridische basis?

De meeste gegevens verwerkt ARTOSO in opdracht van de School als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die we zelf verwerken verbindt ARTOSO zich ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die noodzakelijk zijn. Concreet verwerken wij volgende categorie persoonsgegevens:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, inloggegevens, rijksregisternummer);
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
  • Financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
  • Persoonsgegevens (geslacht, leeftijd, geboortedatum en -plaats, nationaliteit).

Deze persoonsgegevens worden verzameld wanneer de Gebruiker zich inschrijft via mijnACADEMIE. Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de Gebruiker en ARTOSO.

  • Elektronische identificatiegegevens (cookies, IP-adres);
  • Andere zaken zoals locatie, laatste login, ...

Voor het verwerken dan deze gegevens heeft ARTOSO een gerechtvaardigd belang. We hebben deze gegevens nodig om mijnACADEMIE goed te laten functioneren en om uw veiligheid te garanderen.

Wij gebruiken cookies om je te herkennen en je een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om je technische keuzes te onthouden en om eventuele fouten op mijnACADEMIE op te sporen en te corrigeren. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over de manier waarop we cookies gebruiken.

Bij een bezoek aan mijnACADEMIE worden er enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn nodig om het gebruik van mijnACADEMIE te optimaliseren. Deze gegevens zijn: vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht, enz. teneinde uw privacy optimaal te beschermen, worden deze gegevens steeds geanonimiseerd.

Je verschaft steeds zelf de persoonsgegevens aan ons en je kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Wij behouden ons het recht voor om bepaalde bewerkingen op te schorten of te annuleren indien de vereiste persoonsgegevens ontbreken, onjuist of onvolledig zijn.


5. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor intern gebruik binnen ARTOSO. Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht worden, doorgegeven worden of gecommuniceerd worden aan derde partijen, behalve indien je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven of wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht is.


6. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de vooropgestelde doelen na te streven. Ze worden verwijderd uit onze databank wanneer ze niet langer nodig zijn om deze doelen na te streven of indien je geldig het recht tot verwijdering van de persoonsgegevens uitoefent.


7. Wat zijn jouw rechten?

7.1. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van je persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 4. Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken.

7.2. Recht op inzage

Indien je jouw identiteit kan bewijzen, verkrijg je het recht om informatie te verwerven over het verwerken van jouw persoonsgegevens. Aldus heb je het recht inzage te krijgen in de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers waarnaar de persoonsgegevens worden gestuurd, de criteria die de periode van gegevensbewaring bepalen en de rechten die je kan uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

7.3. Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Inaccurate of onvolledige informatie kan verbeterd worden. Het is vooreerst de verantwoordelijkheid van de Gebruiker om de nodige aanpassingen door te voeren aan zijn “Gebruikersprofiel”. Men kan zich ook tot ons richten met een verzoek tot wijziging.

7.4. Recht op het wissen van jouw persoonsgegevens

Je hebt tevens het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:

  • Jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het vooropgestelde doel;
  • Je herroept jouw toestemming tot het verwerken van jouw persoonsgegevens en er is geen enkele andere wettelijke grondslag tot verwerken van jouw persoonsgegevens;
  • Je hebt op rechtmatige wijze een bezwaar ingediend tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Jouw persoonsgegevens worden op onrechtmatige wijze verwerkt;
  • Jouw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden op basis van een wettelijke verplichting.

Het verwijderen van persoonsgegevens is voornamelijk gerelateerd aan zichtbaarheid; het is mogelijk dat de verwijderde persoonsgegevens tijdelijk opgeslagen blijven.

7.5. Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen heb je het recht om beperkingen van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit geldt zeker in geval van een geschil met betrekking tot de accuraatheid van persoonsgegevens, als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor Artoso om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

7.6. Recht om bezwaar te maken

Je hebt het recht je te allen tijde te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit de legitieme belangen van de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen ophouden jouw persoonsgegevens te verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn tot het verwerken van jouw persoonsgegevens die primeren op jouw recht om zich te verzetten.

7.7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

7.8. Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde jouw toestemming in te trekken.


8. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, dien je een geschreven verzoek en bewijs van identiteit via aangetekende brief te sturen naar ARTOSO, Meensesteenweg 385 - 1.1, 8501 Bissegem of via e-mail aan “privacy@artoso.be”. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden, uiterlijk één (1) maand na het ontvangen van jouw verzoek.


9. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Indien je opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, verzoeken wij jou om deze eerst aan ons te melden. Op die manier kunnen we in onderling overleg tot een minnelijke oplossing komen.

Indien je, na deze melding, nog niet steeds niet tevreden bent met de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).